Personalhåndbok - den ultimate guiden

Tenk deg å jobbe en plass uten regler og rutiner - en plass der alt løses ad hoc eller består av uskrevne måter å gjøre ting på. Kanskje deilig den første uka, men frustrerende i lengden. Alle arbeidsplasser har regler og rutinger for de som jobber der, men de aller beste sørger for at disse blir dokumentert og skrevet ned i et felles dokument. Dette gir oversikt for alle, forutsigbarhet og et bedre arbeidsmiljø. Nye ansatte vil raskt komme inn i hvordan man jobber i bedriften. Og ikke minst vil antall spørsmål og henvendelser til ledelsen blir betydelig færre når alt står klart og tydelig skrevet ned.

Ikke pålagt ved lov
Ingen selskap må ha en personalhåndbok, og ingen lov sier at det er nødvendig. Men – det anbefales sterkt å ha det. Ikke bare gir det et sett med felles kjøreregler, en god personalhåndbok gir deg en oversikt over hva slags virksomhet du ønsker å være. Det kan bidra til å bygge et godt arbeidsmiljø og en felles kultur som driver selskapet i den retningen ledelsen ønsker.

Å ha kjøreregler og retingslinjer reduserer friksjon og forvirring rundt hvilke regler man skal forholde seg til.

Hva er en personalhåndbok ?
En personalhåndbok gir minst en enkel oversikt og veiledning om reglene og rutinene du følger på arbeidsplassen.
Det er en referansebok for de enkelte ansatte som kan få oversikt over både plikter, regler og rettigheter, i tillegg til tilpasset praksis som selskapet har utarbeidet.
Når ansettelseskontrakten gjelder for den enkelte ansatte, gjelder personalhåndboken for alle ansatte i selskapet og går nærmere nærmere inn på de enkelte rettighetene.

Hva skal være i den?
Det er mange måter å lage en personalhåndbok på, men tematisk kan den dekke selskapets kultur, generell informasjon (lovbestemte plikter og rettigheter) og regler som er spesifikke for selskapet.

Med utgangspunkt i dette kan kan man dele den inn i fire deler:

Bedriftens visjoner og verdier
Intro til bedriften
Hva slags bedrift er dette ?

Ansettelsesforhold
Arbeidsreglement,
Arbeidstider (inkludert evt fleksitid, høytider, overtid mm)
Ferie og feriedager, feriepenger
Lønnsordning og kompensasjoner
Tariff (hvis man har dette)
Prøvetid
Personvern
Generelle retningslinjer f.eks. Bruk av sosiale medier, internett, på jobbreiser,
Taushetsplikt & rutiner for pressehenvendelser
Helse, miljø og sikkerhet (HMS)(evt henvise til eget skriv)
Opphør av arbeidsforhold: Oppsigelsesfrister, advarsel, fratredelse, og krav på attest
Fravær, sykdom og permisjoner
Rutiner ved fravær og sykdom
Permisjonsordninger
Ansattfordeler
Pensjon
Forsikringsordninger
Lunsjordninger
Andre goder ( F.eks. hytte, trening, rabatter etc)
Rett til fridager/betalt fri utover lovpålagte dager

Selvom den ikke trenger å gir uttrykk for hva slags kultur og miljø dere ønsker å ha, så kan dette også være nyttig å ta med dette.

Hvem burde klare det?
Dette avhenger av størrelsen på virksomheten. Hvis du har din egen HR / HR-avdeling eller HR-leder, er det naturlig at disse eierne eier og administrerer dette dokumentet.

Men det er viktig at ledelsen og ikke minst daglig leder ser på personalhåndboken som et viktig verktøy for å styre bedriften og de ansatte i den retningen man ønsker å utvikle den.
Hvor ofte bør man oppdatere?
Så fort man innfører endringer og rutiner på arbeidsplassen, må håndboken oppdaterers. Men som et minimum bør den revideres og gjennomgås en gang i året for å være sikker på at alt er oppdatert. Det er fort gjort å glemme å gjøre dette, så det er viktig at noen tar eierskap til denne prosessen.

Hvor lenge skal det være?
Siden dette bør være et levende dokument som kan brukes av alle ansatte, bør det være så kort og klart som mulig. Ingen kommer til å lese lange og tunge beskrivelser av prosesser eller slå opp hvis det oppfattes som ugjennomtrengelig. Ha et register som lar deg slå det opp i henhold til spesifikk kunnskap. Ikke bruk unaturlig tungt og byråkratisk språk, men gjør alt så enkelt og klart som mulig.

Bør den kalles personalhåndbok?Nei, kall den hva du vil. Andre navn på personalhåndbok er ansatthåndbok, Rutiner for bedriften, På engelsk blir den gjerne omtalt som Employee handbook, employee manual, staff handbook Company policy manual for internasjonale bedrifter.

Skal det kalles personalhåndbok?
Nei, kall det hva du vil. På engelsk omtales det ofte som employee handbook, håndbok for ansattes retningslinjer for internasjonale selskaper.

Du bør ikke ta med dette:
Ytelser som er individuelt tilpasset i arbeidskontrakter og bare tilgjengelig for noen få bør ikke inkluderes. Husk at håndboken er for alle på arbeidsplassen og ikke for misunnelse.
Prøvetid kan også tilpasses individuelt, så dette bør dekkes så være generelt når det gjelder

Kan jeg endre innholdet i boken?
Ja, og det er også et viktig poeng. Innholdet i personalhåndboken må i det minste oppdateres i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. I tillegg anses innholdet som en referanse for de ansatte, så det er viktig at andre elementer i boken alltid oppdateres.
Nedskalering av varer bør tenkes grundig gjennom, begge konsekvensene dette vil ha i forhold til de ansatte. Ha en diskusjon med de ansattes representanter før dette skjer. Kanskje du burde kompensere med noe annet.

Til toppen