Medarbetarhandbok – den ultimata guiden

Tänk dig att arbeta på en arbetsplats utan regler och rutiner – en plats där allt är löst ad hoc eller består av oskrivna sätt att göra saker. Kanske det fungerar bra de första veckorna, men frustrerande länge. Alla arbetsplatser har regler och rutiner för dem som arbetar där, men det bästa se till att dessa dokumenteras och skrivs ned i ett gemensamt dokument. Detta ger en översikt för alla, förutsägbarhet och en bättre arbetsmiljö. Nyanställda kommer snabbt att lära känna hur man arbetar i företaget. Och inte minst kommer antalet frågor och förfrågningar till ledningen att minskas avsevärt när allt är tydligt nedskrivet.

Krävs inte enligt lag
Inget företag får ha en personalhandbok, och ingen lag säger att det är nödvändigt. Men - det rekommenderas starkt att ha det. Det ger inte bara en uppsättning gemensamma körregler, en bra handbok för anställda ger dig en översikt över vilken typ av verksamhet du vill vara. Det kan bidra till att bygga en god arbetsmiljö och en gemensam kultur som driver företaget i den riktning som ledningen vill ha.

Att ha körregler och riktlinjer minskar friktion och förvirring om vilka regler som ska följas.

Vad är en handbok för anställda?
En personalhandbok ger åtminstone en enkel översikt och vägledning om de regler och rutiner du följer på arbetsplatsen.
Det är en referensbok för de enskilda medarbetarna som kan få en överblick över både arbetsuppgifter, regler och rättigheter, utöver anpassade metoder som företaget har förberett.
Om anställningsavtalet gäller för enskilda anställda gäller personalhandboken för alla anställda i företaget och går in mer i detalj på de individuella rättigheterna.

Vad ska det vara i den?
Det finns många sätt att skapa en personalhandbok, men tematiskt kan det omfatta företagets kultur, allmän information (lagstadgade skyldigheter och rättigheter) och regler som är specifika för företaget.

Baserat på detta kan den delas in i fyra delar:

Företagsvisioner och värderingar
Intro till verksamheten
Vad är det här för affärer?

Anställningsvillkor
Arbetsföreskrifter,
Arbetstid (inklusive flexibel tid, helgdagar, övertid etc.)
Semester och helgdagar, semester pengar
Lönesystem och ersättning
Tariff (om du har detta)
Skyddstillsyn
Privatliv
Allmänna riktlinjer t.ex.
Sekretess & rutiner för pressförfrågningar
Hälsa, miljö och säkerhet (HSE) (se eget skrivande)
Uppsägning av anställning: Uppsägningsmeddelande, varning, avgång och intyg om fordran
Frånvaro, sjukdom och ledighet
Förfaranden för frånvaro och sjukdom
Tjänstledighet
Ersättningar
Pension
Försäkring
lunch Arrangemang
Andra förmåner (T.ex. stuga, träning, rabatter etc.)
Rätt till semester / betalas gratis utöver lagstadgade dagar

Även om det inte behöver uttrycka vilken typ av kultur och miljö du vill ha, kan detta också vara bra att inkludera. Överhuvudtaget är

Vem ska göra det?
Detta beror på storleken på verksamheten. Om du har en egen HR/HR-avdelning eller HR-chef är det naturligt att dessa ägare äger och förvaltar detta dokument.

Men det är viktigt att ledningen och inte minst general managern ser personalhandboken som ett viktigt verktyg för att hantera företaget och de anställda i den riktning de vill utveckla den.
Hur ofta ska man uppdatera?
Så snart ändringar och rutiner införs på arbetsplatsen måste handboken uppdateras. Men åtminstone bör det ses över och ses över en gång om året för att se till att allt är uppdaterat. Det glöms snabbt bort att göra detta, så det är viktigt att någon tar ansvar för denna process.

Hur länge ska det ta?
Eftersom detta bör vara ett levande dokument som kan användas av alla anställda, bör det vara så kort och tydligt som möjligt. Ingen kommer att läsa långa och tunga beskrivningar av processer eller slå upp om det uppfattas som ogenomträngligt. Har ett register som gör att du kan slå upp det enligt specifik kunskap. Använd inte onödigt tungt och byråkratiskt språk, utan gör allt så enkelt och tydligt som möjligt.

Det kan vara naturligt att bryta upp en personal handbok om du ser att olika avdelningar behöver något olika regler och rutiner. Då kan du ha en personalhandbok för företaget som helhet och har dina egna rutinbeskrivningar för de olika avdelningarna.

Ska det kallas anställd handbok?
Nej, kalla det vad du vill. På engelska är det allmänt kallad Employee handbok, anställd manual, personal handbok Company policy manual för internationella företag.

Du bör inte inkludera detta:
Förmåner som är individuellt anpassade i anställningsavtalen och endast tillgängliga för ett fåtal bör inte inkluderas. Kom ihåg att handboken är för alla på arbetsplatsen och inte för avund.
Provtid kan också anpassas individuellt så att detta bör täckas så att det är allmänt i termer av

Kan jag ändra innehållet i boken?
Ja, och det är också en viktig punkt. Innehållet i personalhandboken måste åtminstone uppdateras i enlighet med gällande lagar och förordningar. Dessutom betraktas innehållet som en referens för de anställda, så det är viktigt att även andra delar av boken uppdateras.
Nedtrappning av varor bör tänkas igenom grundligt, både de konsekvenser detta kommer att få i förhållande till de anställda. Ha en diskussion med arbetstagarrepresentanterna innan detta händer. Du kanske ska kompensera med något annat.

Bläddra till uppsidan