Medarbejderhåndbog – den ultimative vejledning

Forestil dig at arbejde på en arbejdsplads uden regler og rutiner – et sted, hvor alt er løst ad hoc eller består af uskrevne måder at gøre tingene på. Måske fungerer det godt de første par uger, men frustrerende i længden. Alle arbejdspladser har regler og rutiner for dem, der arbejder der, men det allerbedste sikre, at disse er dokumenteret og skrevet ned i et fælles dokument. Dette giver et overblik over alle, forudsigelighed og et bedre arbejdsmiljø. Nye medarbejdere vil hurtigt få at vide, hvordan man arbejder i virksomheden. Og ikke mindst vil antallet af spørgsmål og forespørgsler til ledelsen blive væsentligt reduceret, når alt er klart nedskrevet.

Ikke påkrævet ved lov
Ingen virksomhed må have en personalehåndbog, og ingen lov siger, at det er nødvendigt. Men – det anbefales kraftigt at have det. Ikke alene giver det et sæt fælles kørselsregler, en god medarbejderhåndbog giver dig et overblik over, hvilken type virksomhed du ønsker at være. Det kan være med til at skabe et godt arbejdsmiljø og en fælles kultur, der driver virksomheden i den retning, ledelsen ønsker.

At have kørselsregler og retningslinjer reducerer friktion og forvirring om, hvilke regler der skal overholdes.

Hvad er en medarbejderhåndbog?
En personalehåndbog giver mindst et enkelt overblik og vejledning om de regler og rutiner, du følger på arbejdspladsen.
Det er en opslagsbog for de enkelte medarbejdere, der kan få et overblik over både pligter, regler og rettigheder, ud over skræddersyede praksisser, som virksomheden har udarbejdet.
Når ansættelseskontrakten gælder for de enkelte medarbejdere, gælder personalehåndbogen for alle medarbejdere i virksomheden og går mere i detaljer om de individuelle rettigheder.

Hvad skal være i det?
Der er mange måder at oprette en personalehåndbog på, men tematisk kan den dække virksomhedens kultur, generelle oplysninger (lovbestemte pligter og rettigheder) og regler, der er specifikke for virksomheden.

Baseret på dette, kan det opdeles i fire dele:

Virksomhedens visioner og værdier
Introduktion til virksomheden
Hvad er det for en branche?

Ansættelsesvilkår
Arbejdsforskrifter,
Arbejdstid (herunder fleksibel tid, ferie, overarbejde osv.)
Ferie og ferie, ferie penge
Lønordning og kompensation
Tarif (hvis du har dette)
Prøvetid
Privatliv
Generelle retningslinjer, f.eks.
Fortrolighed & rutiner for pressehenvendelser
Sundhed, miljø og sikkerhed (HSE) (se eget skriftligt)
Opsigelse af ansættelse: Opsigelsesvarsel, advarsel, opsigelse og kravsattest
Fravær, sygdom og orlov
Procedurer for fravær og sygdom
Orlov
Personaleydelser
Pension
Forsikring
frokost Arrangementer
Andre fordele (f.eks. kabine, uddannelse, rabatter osv.)
Ret til ferie / betalt gratis ud over lovbestemte dage

Selv om det ikke behøver at udtrykke, hvilken form for kultur og miljø, du ønsker at have, kan dette også være nyttigt at medtage. Overhovedet er

Hvem skal gøre det?
Dette afhænger af virksomhedens størrelse. Hvis du har din egen HR / HR-afdeling eller HR-chef, er det naturligt, at disse ejere ejer og administrerer dette dokument.

Men det er vigtigt, at ledelsen og ikke mindst den administrerende direktør ser personalehåndbogen som et vigtigt redskab til at styre virksomheden og medarbejderne i den retning, de ønsker at udvikle den.
Hvor ofte skal man opdatere?
Så snart der indføres ændringer og rutiner på arbejdspladsen, skal manualen opdateres. Men som minimum bør det revideres og revideres en gang om året for at sikre, at alt er opdateret. Det glemmes hurtigt at gøre dette, så det er vigtigt, at nogen tager ejerskab over denne proces.

Hvor længe skal det være?
Da dette bør være et levende dokument, der kan bruges af alle medarbejdere, bør det være så kort og klart som muligt. Ingen kommer til at læse lange og tunge beskrivelser af processer eller slå op, hvis det opfattes som uigennemtrængelig. Har et register, der giver dig mulighed for at slå det op i henhold til specifik viden. Brug ikke unaturligt tunge og bureaukratiske sprog, men gør alt så let og klart som muligt.

Det kan være naturligt at bryde en personalehåndbog op, hvis man kan se, at forskellige afdelinger har brug for lidt forskellige regler og rutiner. Så kan du have en personalehåndbog for virksomheden som helhed og få dine egne rutinebeskrivelser til de forskellige afdelinger.

Skal det kaldes medarbejderhåndbog?
Nej, kald det hvad du vil. På engelsk omtales det almindeligvis som Medarbejderhåndbog, medarbejderhåndbog, personalehåndbog Virksomhedspolitikmanual for internationale virksomheder.

Du bør ikke medtage dette:
Fordele, der er individuelt tilpasset i ansættelseskontrakterne, og som kun er tilgængelige for nogle få, bør ikke medtages. Husk, at håndbogen er for alle på arbejdspladsen og ikke for misundelse.
Prøvetid kan også tilpasses individuelt, så dette bør dækkes, så vær generel med hensyn til

Kan jeg ændre bogens indhold?
Ja, og det er også et vigtigt punkt. Indholdet af personalehåndbogen skal som minimum opdateres i overensstemmelse med gældende love og bestemmelser. Desuden betragtes indholdet som en reference for medarbejderne, så det er vigtigt, at andre elementer i bogen også altid opdateres.
Nedskalering af varer bør gennemtænkt grundigt, både de konsekvenser, dette vil få i forhold til medarbejderne. Har en diskussion med medarbejderrepræsentanterne, før dette sker. Måske skulle du kompensere med noget andet.

Rul til toppen